Une solution de gestion du cycle de vie des contrats, appelée en anglais Contract Lifecycle Management ou CLM, peut être d’une grande aide aux professionnels des achats.
Retards dans les commandes et les paiements, difficultés à obtenir des informations sur la chaîne d’approvisionnement… Les effets négatifs sont multiples. Mais l’analyse des contrats et la gestion des risques contractuels constituent des solutions pour y remédier.
Dans cet article, nous vous éclairons sur les solutions CLM et leurs utilités pour le pôle Achats.
Qu’est-ce qu’une solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
Accélérer la productivité des équipes grâce à la technologie, voilà tout l’enjeu de la transformation digitale des entreprises. Et les outils qui permettent de collaborer à distance, d’automatiser un certain nombre de tâches ou de mesurer des actions de manière précise s’inscrivent dans cette démarche.
Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats font partie de ce type d’outils. Elles permettent d’optimiser les processus contractuels des entreprises.
Notre solution CLM propose, via une plateforme cloud en mode SaaS d’analyser les contrats des entreprises et d’en extraire le contenu clé – clauses, dates, etc. Suite à une analyse sémantique de ce contenu, nous stockons les contrats de façon entièrement sécurisée, autorisant les recherches, modifications, validations et signatures des contrats.
Un logiciel SaaS, c’est quoi ? C’est une solution entièrement sécurisée accessible à distance. Elle permet à toutes les équipes, qu’elles soient juridiques ou opérationnelles, de travailler ensemble sur les contrats de l’entreprise.
Solution CLM pour le pôle Achat : pourquoi est-ce utile ?
Maîtriser les risques juridiques des contrats, sécuriser et accélérer la contractualisation, optimiser les marges, sont autant de missions des pôles achats.
Une solution de gestion du cycle de vie des contrats, comme la nôtre, intervient à chaque étape du processus contractuel. Elle offre ainsi une visibilité gigantesque et peut aider à prévoir les obstacles potentiels liés aux engagements contractuels avec les fournisseurs.
En outre, elle permet d’éliminer les tâches répétitives, comme le fait de devoir remplir à la main tous les champs d’un contrat en copiant et collant les informations.
Les benchmarks de l’IACCM, l’association mondiale de gestion des contrats, estiment qu’entre environ un quart et un tiers des entreprises ont du mal à :
Chez DiliTrust, nous savons que les meilleurs contrats fonctionnent grâce à des processus, des politiques et une gestion des risques robustes. De cette façon, lorsque diverses conditions externes changent, les contrats sous-jacents peuvent traduire ces changements aux parties concernées et leur donner réellement de l’aide à la décision.
Et c’est là que réside le problème fondamental : si vous ne disposez pas d’un référentiel de contrats digitalisé rempli de contrats « intelligents » qui modélisent la richesse et la complexité de l’échange de valeur entre les parties dans des relations commerciales dans un monde risqué, vous conduirez aveugle et vous vous exposerez à des risques.
1) Sécuriser et accélérer la contractualisation avec des workflow de validation
Un CLM peut permettre aux acheteurs de paramétrer des workflows, c’est-à-dire des circuits de validation. C’est un peu comme un chemin déclenché automatiquement (et avec des validateurs prédéfinis) que le contrat doit suivre absolument. De cette manière, le contrat est automatiquement et obligatoirement validé par les bonnes personnes en interne, avant d’être envoyé pour signature.
💡 Le saviez-vous ?
DIliTrust permet à ses utilisateurs de signer électroniquement des documents via des outils intégrés comme Docusign et Dropbox Sign. Les bons de commande sont signés plus rapidement !
2) Renforcer la conformité des contrats grâce à des fonctionnalités adaptées
« 80% des acheteurs n’ont pas une parfaite maîtrise des termes juridiques et la structure de leurs contrats.«
McKinsey
Pourtant, renforcer la conformité des nouveaux contrats fait partie de leurs missions ! Sur ce point, la technologie peut donner un coup de pouce non négligeable.
Une solution de contract management permet aux équipes juridiques de créer des modèles de contrats afin qu’ils soient directement utilisables par les différentes équipes. Cette fonctionnalité permet aux acheteurs d’accéder à des contrats toujours conformes.
DiliTrust propose aussi un clausier collaboratif, une sorte de bibliothèque regroupant toutes les clauses validées par la direction juridique (clause de sécurité, clause d’engagement, clause cybersécurité, clause de résiliation) que l’on peut facilement retrouver grâce à un moteur de recherche intelligent. La conformité des contrats en est encore renforcée, et les acheteurs peuvent comparer facilement les clauses.
3) Suivre les obligations fournisseurs sans jamais manquer aucune échéance
« 60% des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse et décision préalable.«
Université d’Aberdeen, 2021
Cependant, les professionnels des achats ont quotidiennement besoin de :
Avec DiliTrust, leurs contrats sont centralisés au sein d’une unique interface, et sont toujours à jour dans une base de contrats fournisseurs sécurisée. Même à distance, vous pouvez les consulter facilement.
Pour éviter les pénalités et les reconductions tacites, vous avez la possibilité de paramétrer des alarmes automatiques sur les contrats. Ainsi, vous êtes notifiés à l’avance de la date d’échéance des contrats et vous pouvez prendre les dispositions nécessaires avant les reconductions tacites.
4) Analyser et améliorer la performance des fournisseurs
Comment atténuer les risques de la chaîne d’approvisionnement et prendre les bonnes décisions ? Avec Hyperlex, il est très facile de pouvoir suivre et analyser les données des contrats.
