Au quotidien, les entreprises de toutes tailles manient un volume important de documents, ce qui soulève des questions de sécurité et de productivité.
Pour une gestion optimale de leurs données, les entreprises ont tout intérêt à se constituer un fonds documentaire à la fois intelligent, sécurisé et accessible.
Mais alors de quoi s’agit-il ?
Fonds documentaires : définition
Un fonds documentaire désigne un ensemble de documents pouvant correspondre à des supports variés : documents papier ou numériques, livres, revues et archives, documents sonores ou encore contenus audiovisuels.
Le fonds documentaire d’une entreprise ou d’une organisation est constitué par des professionnels de l’archivage, et répond à une stratégie cohérente.
En effet, l’objectif de ces collections est de favoriser le pouvoir informationnel des entreprises. Les ressources sont donc sélectionnées et classées en fonction de critères précis définis en amont : critère utilitaire (le document peut être utilisé ultérieurement) ou valeur légale (la loi impose de conserver tel ou tel type de ressource).
Au quotidien, les entreprises émettent et reçoivent une quantité non négligeable de ressources, qui alimente progressivement leur fonds documentaire. La mise à jour et la gestion de celui-ci est donc une tâche à part entière, qui nécessite une organisation rigoureuse : chaque nouveau document doit être soigneusement sélectionné, classé et archivé.
Loin d’être anecdotique, la mise à disposition d’un fonds documentaire exhaustif et optimal représente un atout de taille pour les entreprises.
Pourquoi utiliser un fonds documentaire ?
La constitution d’un fonds documentaire répond à trois objectifs principaux :
- La conservation de documents pour des raisons légales et réglementaires
- La possibilité de retrouver facilement une ressource archivée en cas de besoin
- Une amélioration de la circulation de l’information entre les équipes
Si la plupart des documents conservés le sont pour des raisons légales, d’autres sont amenés à être consultés par les collaborateurs : que ce soit de manière ponctuelle ou régulière.
Certaines ressources sont également archivées à titre de preuve, pour documenter l’évolution de l’entreprise.
Dans tous les cas, ce qui rend l’utilisation d’un fonds documentaire si cruciale pour les entreprises est la maîtrise de l’information.
La connaissance et la maîtrise des informations disponibles par les collaborateurs, ainsi que l’accès facilité aux ressources, représente un net avantage :
- En termes de productivité et d’efficacité : en effet, sans collection documentaire centralisée, le temps passé à retrouver un document important peut faire perdre un temps précieux aux salariés
- En termes de prise de décision : comme le dit l’adage, la connaissance c’est le pouvoir ! Plus les collaborateurs détiennent et maîtrisent une grande quantité d’informations pertinentes, plus la prise de décision est facilitée
- Sur le plan de la communication : en effet, la centralisation et la bonne gestion des ressources permettent de fluidifier les échanges, que ce soit en interne, ou avec les clients et partenaires de l’entreprise
- En termes de sécurité et de confidentialité : l’archivage sécurisé des ressources critiques et confidentielles est indispensable pour éviter les pertes et fuites d’information, qui peuvent être coûteuses sur le plan financier, légal et stratégique
Tous les salariés sont concernés par la gestion documentaires : en effet, toutes les équipes ont besoin de conserver des traces écrites, ou d’utiliser certaines ressources à des fins stratégiques. Il est donc important que les collaborateurs maîtrisent cet aspect clé du fonctionnement de l’entreprise.
Avec l’essor des technologies numériques, le volume documentaire géré par les entreprises ne cesse d’augmenter, demandant une capacité de gestion renforcée.
Comment DiliTrust peut vous aider à gérer le fonds documentaire de votre entreprise ?
Une gouvernance optimale implique donc une gestion optimale des documents de l’entreprise. Grâce aux outils digitaux, on peut aller beaucoup plus loin que le seul archivage des ressources.
En effet, il existe des solutions comme le module de fonds documentaires DiliTrust, qui permettent de centraliser les documents de manière intelligente et parfaitement sécurisée.
DiliTrust est une solution en mode SaaS, ce qui signifie que tous les collaborateurs peuvent accéder aux documents à distance, sous réserve d’une connexion Internet.
Elle représente plusieurs avantages :
✅ La sécurité est un élément central pour DiliTrust. Il est possible de définir des droits d’accès de manière très fine et personnalisée.
Les rapports statistiques permettent à l’administrateur du fonds documentaire de surveiller le nombre de connexions, les actions effectuées par chaque utilisateur, et les documents les plus consultés.
✅ Les données stockées dans l’outil DiliTrust ne sont pas partagées dans le Cloud, pour garantir une sécurité et une confidentialité optimales.
Le fonds documentaire peut donc être utilisé pour héberger des documents critiques ultra-confidentiels, par exemple dans le cadre d’une levée de fonds ou d’une opération de fusion-acquisition.
✅ Sans limite de stockage, le fonds documentaire DiliTrust peut supporter une quantité illimitée de ressources, classées en arborescence pour une gestion facilitée.
✅ La structure en arborescence et l’interface ergonomique de l’outil permettent de trouver facilement l’information souhaitée, et de la partager avec les collaborateurs autorisés. Un précieux gain de temps et d’efficacité !
✅ Quel que soit le projet, la politique de droits d’accès est entièrement personnalisable, et les parties prenantes peuvent collaborer en temps réel sur les documents.
