L’industrie pharmaceutique évolue dans un environnement complexe en ce qui concerne la gestion des contrats, avec des réglementations strictes auxquelles elle doit se conformer. Qu’il s’agisse d’accords de licence, de partenariats de recherche ou de contrats d’approvisionnement, une gestion efficace des contrats est essentielle. Dans cet article, nous allons explorer trois pratiques clés pour optimiser la gestion des contrats dans ce domaine exigeant.
Centralisez vos contrats pour une vue à 360° de vos activités pharmaceutiques
La première étape vers l’optimisation de la gestion des contrats consiste à centraliser ces derniers. Pourquoi ? Parce que l’éparpillement des documents contractuels peut entraîner des pertes de temps ou, pire encore, des lacunes dans les informations, des erreurs et des problèmes de conformité. Voici comment procéder :
Créer une banque contractuelle sécurisée
Créez une base de données sécurisée où les professionnels du droit peuvent facilement stocker et accéder aux contrats. Cette approche centralisée facilite la recherche, les mises à jour et le contrôle des versions. Ceci est d’autant plus important dans le secteur pharmaceutique, où de nombreuses parties prenantes ont besoin d’accéder aux contrats, et où vous devez vous assurer que toutes les parties disposent des informations pertinentes et à jour.
Le module CLM de la suite DiliTrust Governance vous permet de stocker et d’organiser tous vos contrats et documents connexes en un seul endroit. Vos documents sont consolidés dans une solution unique et 100% sécurisée. En savoir plus.
Catégoriser vos contrats
Une fois votre base de données centralisée mise en place, veillez à ce qu’elle soit facile à utiliser pour maximiser l’efficacité. Pour que toutes les parties puissent trouver ce qu’elles cherchent, vous devez créer une structure claire dans la base de données.
Organisez les contrats par catégories, telles que les contrats d’achat ou de vente, les accords de licence, les contrats de service, les baux, les mandats, les assurances et la distribution. Utilisez des étiquettes ou des métadonnées pour identifier rapidement des contrats spécifiques. Cela simplifie non seulement la recherche et la gestion des documents, mais accélère également les processus et la prise de décision.
Automatiser les processus contractuels pour accélérer la distribution
L’automatisation est la clé de la rationalisation de la gestion des contrats. Elle permet d’accélérer les processus et la distribution. Voici comment procéder :
Utiliser un logiciel de gestion des contrats (CLM)
Investissez dans un logiciel de gestion des contrats robuste pour automatiser les tâches répétitives. Il s’agit notamment de la création de contrats, des rappels de délais, des flux de travail d’approbation et des signatures électroniques. L’automatisation réduit les délais d’exécution et minimise le risque d’erreur, améliorant ainsi la productivité globale.
Mettre en place des flux de travail intelligents
Configurez des flux de travail pour les approbations et les notifications. Par exemple, lorsqu’un contrat est prêt à être signé, le système envoie automatiquement une notification aux signataires concernés. Cela accélère le processus tout en améliorant la visibilité et la transparence.
Veillez à utiliser une solution CLM capable de suivre toutes les actions (telles que la création, la mise à jour ou la consultation d’un contrat) pour n’importe quel utilisateur, afin d’améliorer à la fois le suivi des progrès et le contrôle.
Surveillez les échéances de vos contrats de service
Les contrats sont assortis de délais critiques. Dans l’industrie pharmaceutique en particulier, le non-respect de ces délais peut avoir des conséquences extrêmement négatives. Voici comment ne rien manquer :
Utilisez des rappels automatisés pour les échéances de vos contrats
Le bon outil de gestion des contrats vous permet de configurer des alertes pour les délais et les dates d’expiration. Vous recevrez alors des notifications lorsque les contrats approcheront de leur date d’expiration. Cela permet d’éviter les renouvellements tardifs et les pénalités qui peuvent en découler.
Analyser les données contractuelles
Utilisez des outils analytiques pour examiner l’exécution des contrats. Identifiez les éléments bloquants, les clauses problématiques et les possibilités d’amélioration. Ces informations vous aideront à prendre des décisions plus éclairées.
En appliquant ces bonnes pratiques, les juristes de l’industrie pharmaceutique peuvent gérer efficacement les contrats, réduire les risques et améliorer la conformité. N’oubliez pas d’adapter ces recommandations à vos besoins spécifiques !
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