La technologie est à la base du monde d’aujourd’hui, particulièrement avec le travail à distance qui a pris le dessus.
Plusieurs rôles et responsabilités se tournent vers des modèles opérationnels qui utilisent la technologie. Celle-ci aide grandement à l’amélioration des performances opérationnelles, accroit la rentabilité et réduit les coûts. Parmi la panoplie de rôles qui transitionnent, le Legal Ops en est un qui se concentre sur l’automatisation des tâches afin de rendre les départements juridiques plus efficaces.
Qu’est-ce que le Legal Ops?
La gestion opérationnelle du département juridique, aussi connues sous le nom de Legal Ops, est un modèle opérationnel qui utilise la technologie pour mettre en application des normes standardisées et assurer l’uniformité dans tous les départements et les secteurs d’activité par l’automatisation. Ceci aura pour résultat que l’équipe juridique de l’entreprise sera à même de se conduire aussi efficacement que possible. En automatisant les tâches, le Legal Ops permet aussi l’analyse rapide des données pour surveiller les dépenses juridiques. Toutes les questions juridiques de tous les départements d’une entreprise nécessitent des évidences documentées pour étayer un dossier et le Legal Ops aide à rendre cette nécessité efficace et bien plus encore.
Les rôles et les responsabilités du Legal Ops
Le Legal Ops est parmi les rôles les plus importants de l’entreprise. Ce modèle de Legal Ops axé sur la technologie augmente l’efficacité d’une entreprise et de son équipe. Par conséquent, les attentes face à l’équipe de Legal Ops sont nombreuses.
- L’approche stratégique et orientée sur l’entreprise : Un des éléments les plus importants de ce qui est attendu de Legal Ops est qu’ils aient une approche stratégique et orientée sur l’entreprise. Ceci aidera à amasser l’information cruciale et à la détailler pour identifier les obstacles existants ainsi que ceux à venir et à présenter des solutions stratégiques.
- Une mentalité axée sur les données : Avoir un minimum de compréhension des données aide les équipes de la gestion opérationnelle du département juridique à amasser et à analyser les indicateurs clés d’une entreprise qui peuvent aider à optimiser les processus. De plus, le Legal Ops travaille souvent avec l’équipe des finances pour préparer les budgets et assurer la conformité financière. Conséquemment, avoir un minimum de compréhension des données et de l’analyse de celles-ci peut aider.
- Une bonne compréhension des outils technologiques : Le Legal Ops est un rôle axé sur la technologie. Par conséquent, avoir des connaissances sur les principaux outils en ligne ou numériques utilisés dans l’industrie et être en mesure de les mettre en place est idéal. Ceci aide aussi à identifier les tâches récurrentes et à numériser celles qui peuvent l’être afin de rendre le processus plus efficace.
- Être organisé et axé sur les détails : Le Legal Ops implique aussi de travailler sur différents sujets et sur plusieurs fronts à la fois, comme c’est le cas pour d’autres rôles de la majorité des industries. En tant qu’équipe qui doit apporter organisation et efficacité dans une entreprise, il est pertinent que les individus qui y travaillent soient aussi capables de rester organisés. Les expériences importantes qui aident à ce niveau sont : la gestion de projet, le respect des échéanciers et la collaboration.
Améliorer la performance opérationnelle avec le Legal Ops
Alors que les commerces et les entreprises sont transformées par l’ère du numérique, les départements juridiques font face au défi de suivre le rythme effréné de la transformation numérique. On attend des départements juridiques qu’ils accélèrent la vitesse des procédures juridiques cruciales et de la documentation adaptée aux risques, ce qui pourrait causer certains problèmes.
Les opérations du Legal Ops qui utilisent la technologie donnent la possibilité de prévoir la planification et la mise en place de procédures uniformisées. Un des éléments clés du processus opérationnel qui a été adapté est l’utilisation d’outils technologiques. Avec la transformation numérique qui a crû rapidement dans les dernières années, plusieurs outils qui permettent les signatures à distance ou en ligne ont été implantés. De plus, la technologie juridique a aussi crû avec cette transformation, encourageant les entreprises à se concentrer sur des domaines clés tels que la sécurité des données, la simplification de la facturation et l’uniformisation de la gestion des dossiers.
Adopter la bonne technologie
La meilleure approche dans l’adoption d’une technologie en Legal Ops est d’identifier les secteurs clés qui ont besoin d’être optimisés. Il est pertinent d’amasser toute l’information concernant les départements de l’entreprise, leurs procédures, les opérations qui sont récurrentes et celles qui peuvent être uniformisées et optimisées.
Avec toutes ces informations, identifier la bonne technologie sera plus facile. Une fois que la vision globale des différentes procédures utilisées dans l’organisation sera créée, l’équipe du Legal Ops pourra se plonger dans les détails des technologies qui fonctionneront le mieux pour l’uniformisation des opérations. En voici quelques exemples : la numérisation des signatures, la gestion des contrats, la facturation électronique et l’automatisation des tâches simples.
Quand vous atteindrez l’étape de l’implantation, il sera préférable de commencer avec un projet pilote. La technologie est la solution, mais votre entreprise devra déterminer si c’est la bonne solution. Informez le département qui utilisera cette nouvelle technologie juridique des changements effectués. Donnez des séances spéciales d’orientation aux individus qui ne connaissent pas ces technologies ou ces changements. C’est aussi une façon d’identifier tous les obstacles possibles de cette technologie qui pourraient être rencontrés éventuellement.
En tenant compte de cela, il est essentiel de se souvenir que ces nouvelles technologies sont mises en place pour aider l’entreprise. Le Legal Ops améliore les performances opérationnelles, réduit les coûts et entraîne des résultats d’affaires. De plus en plus d’entreprises se tournent vers des initiatives technologiques telles que le Legal Ops pour améliorer la gestion du cycle de vie.
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