Au sein d’une entreprise, le contract management désigne l’ensemble des processus de rédaction, de gestion et suivi des contrats.
Dans les entreprises qui manient d’importants volumes de contrats, ceux-ci représentent un enjeu juridique et financier de taille, qui nécessite une gestion intelligente, facilitée par la technologie.
Dans cet article, on vous dit tout de l’intelligent contract management et de comment l’appliquer concrètement.
Mais au fait, c’est quoi, le contract management ?
Le contract management (en français “gestion des contrats”) est le nom donné à l’activité qui consiste à rédiger, suivre et analyser les contrats tout au long de leur cycle de vie. Le cycle de vie d’un contrat peut être décomposé en plusieurs étapes :
- Rédaction
- Négociation
- Validation et signature
- Exécution
- Renouvellement
Toutes ces étapes doivent être parfaitement maîtrisées par les entreprises. En effet, une gestion imparfaite des contrats peut avoir des conséquences lourdes sur les relations avec les parties (clients, fournisseurs) mais aussi générer d’importantes pertes financières ; c’est le cas par exemple lorsque les dates de renouvellement automatique ne sont pas connues.
Le contract management recouvre donc un éventail de fonctions assez large :
- Gestion administrative des contrats.
- Gestion de la relation avec les parties, en amont de la signature mais aussi pendant toute la durée de l’exécution.
- Prévention des risques liés aux contrats, qui sont essentiellement d’ordre juridique et financier.
- Analyse de la performance des contrats, c’est-à-dire des coûts et des bénéfices, mais aussi de la qualité et des délais.
Ces fonctions peuvent être assurées de manière transverse par les différents services : direction juridique, direction commerciale, direction financière et achats principalement.
Toutefois, pour gagner du temps et réduire le risque d’erreurs, certaines entreprises préfèrent confier l’ensemble de ces tâches à une personne dédiée, le contract manager. C’est une fonction relativement récente, qui demande un panel étendu de compétences juridiques, commerciales, financières et techniques.
Qu’un poste dédié existe ou non au sein de l’entreprise, le contract management finit toujours par poser un problème lié au volume de documents à gérer. En effet, la majorité des entreprises manient des volumes de contrats conséquents, entre 20 000 et 40 000 selon PwC.
Dans ces conditions, on voit bien qu’une gestion manuelle des contrats est impossible. L’entreprise doit se doter d’outils digitaux permettant d’automatiser la création des contrats, d’accéder rapidement aux informations qu’ils contiennent, et d’analyser leur performance sans recourir à des calculs manuels fastidieux.
Comment automatiser son contract management ?
A partir d’un certain volume de contrats, les entreprises ne peuvent plus se contenter d’outils comme Word ou Excel pour une gestion efficace et sécurisée. En effet, la numérisation des documents n’est pas le seul enjeu : la majorité des contrats contiennent des données sensibles qui doivent être protégées ; aussi, il faut simplifier l’accès aux contrats par toutes les personnes ayant besoin de les consulter.
Pour centraliser et optimiser la gestion des contrats, le choix le plus pertinent est d’opter pour un contract management intelligent, fondé sur l’utilisation d’une solution digitale dédiée. En effet, il existe aujourd’hui des logiciels de gestion des contrats, prévus spécifiquement pour limiter les risques et améliorer les performances liées à la gestion des contrats.
Ces outils prennent la forme de plateformes dans lesquelles :
- La création des contrats est standardisée et simplifiée.
- Un module de signature électronique est intégré.
- La négociation et tous les échanges autour des contrats sont accélérés et sécurisés.
- Le suivi de leur exécution (commandes, renouvellements, dates clé) est optimisé.
- L’analyse de leurs performances est facilitée, grâce à des reportings et des tableaux de bord paramétrables.
Ces solutions relèvent de ce que l’on appelle l’intelligent contract management (gestion des contrats intelligente), car elles offrent un gain de temps précieux sur la saisie des informations contractuelles, leur classement, et autres tâches chronophages et répétitives. Elles dotent l’entreprise d’une véritable contrathèque digitale, qui facilite les tâches quotidiennes liées aux contrats.
En outre, les outils de contract management apportent une plus value réelle à l’entreprise, grâce à des informations et indicateurs clés pouvant servir à la prise de décision. Cette maîtrise accrue des contrats repose sur des fonctionnalités comme :
- Le moteur de recherche intelligent, qui permet d’accéder en quelques secondes à une information précise (clause ou autre élément juridique)
- Des outils d’audit et de reporting, qui donnent en quelques clics une vision globale de l’activité contractuelle et de ses performances
Les logiciels de contract management sont donc conçus pour optimiser la gestion contractuelle à tous les niveaux et pendant tout le cycle de vie de l’accord, depuis sa rédaction jusqu’au terme de son exécution.
Tous les services gagnent en maîtrise sur les contrats : le service juridique bien sûr, mais aussi les commerciaux, la direction des achats, la direction financière ou encore les ressources humaines.
💡 L’intelligent contract management permet aux professionnels de manier facilement de gros volumes de contrats sans risque d’erreur ou d’approximation, avec une vue d’ensemble qui facilite la prise de décision.
Aussi, la simplification de la rédaction, de la négociation et du suivi des accords offre un gain de temps non négligeable, qui améliore la productivité et la croissance de toute l’entreprise. En effet, plus un contrat est signé rapidement, plus le nombre de contrats signés par jour, semaine ou mois peut augmenter. A cette amélioration s’ajoutent également les économies réalisées sur les coûts cachés et les opportunités manquées liées aux contrats, qui sont détectés automatiquement par le logiciel.
