Dans le premier article de cette série, nous avons mis en lumière les bénéfices de l’utilisation d’un portail numérique pour une organisation et notamment la préparation en amont des réunions du conseil d’administration . Dès que les membres du conseil reçoivent les documents, ils sont préparé et prêts pour la réunion du conseil, celle-ci peut commencer.
ÉTAPE 4 : La valeur ajoutée d’un portail numérique pour les administrateurs durant les réunions
Après avoir téléchargé tous les documents de la réunion dans le portail numérique avant que celle-ci ne commence, les utilisateurs auront l’opportunité de découvrir l’efficacité qu’il procure, mais surtout sa simplicité d’utilisation qui contribuera à une réunion productive. Nous savons tous que le temps des membres du conseil est précieux, c’est pourquoi les réunions du conseil se doivent d’être menées efficacement.
Un portail numérique comme DiliTrust Exec aide à tenir le planning fixé en respectant le temps alloué à chaque point de l’ordre du jour, et ainsi éviter les discussions sans fin et la perte de temps. Trouver une information spécifique dans le portail, telle qu’une note personnelle prise pendant la réunion précédente et archivée dans le portail, devient une action facile grâce à l’outil de recherche qui permet aux membres du conseil de rapidement mettre en application leurs recommandations ou avis sur n’importe quel sujet.
De plus, même sans connexion internet, le gestionnaire du portail et les membres du conseil seront toujours en mesure d’accéder à tous les documents, à leurs notes personnelles, ainsi que tout autre information de la réunion, grâce à la fonctionnalité « 100% hors-ligne » du service DiliTrust Exec. Un portail numérique répond également aux impératifs de conformité, car il rend les réunions et la salle de conseil plus transparentes, du fait que toutes les actions peuvent être enregistrées et archivées pour un futur audit.
ÉTAPE 5 : Les notes prises sont synchronisées sur tous vos supports en ligne ou hors-ligne
En utilisant une tablette pendant la réunion, les administrateurs peuvent conduire leurs réunions avec beaucoup de facilité. Une tablette est un support plat et silencieux et n’interfère pas dans les discussions et débats. Les administrateurs peuvent donc suivre aisément le rythme et le déroulement de la réunion et avoir tous les documents et données nécessaires à portée de main après s’être connecté à leurs environnement personnel sur le portail numérique. De plus, ils sont en mesure de naviguer simplement à travers leurs notes préalablement prises lorsqu’ils préparaient leurs réunions, pour ainsi avoir toutes les informations indispensables sous la main pour des prises de décisions éclairées.
Pendant le cours de la réunion et les discussions, les membres du conseil peuvent prendre des notes supplémentaires directement sur leur tablette, et peuvent décider de les partager avec les autres membres ou de les garder privées. Avec une tablette, lire et annoter les documents avec des outils intuitifs en utilisant leurs doigts pour appuyer, naviguer ou encore balayer l’écran semble tout à fait naturel. Les administrateurs peuvent apprécier le fait d’écrire directement sur le document avec leurs doigts ou avec une variété de stylos, marqueurs ou notes Post-It, le tout similaire à l’expérience papier utilisée auparavant. Toutes les informations et les notes prises peuvent être synchronisées sur tous les supports utilisés par l’administrateur de façon hautement sécuritaire.
Rendre plus efficace un conseil d’administration, c’est aussi transformer la gouvernance en outil de leadership et de compétitivité. Avec DiliTrust Exec, le déroulement des réunions et la gestion du flux d’information deviennent donc plus productifs, tout en permettant aux administrateurs d’exercer un leadership communicationnel efficient.
Pour plus d’information sur ce qui se passe après la réunion, restez connecté aux nouvelles de DiliTrust Exec pour découvrir la troisième partie de cette série.
