Dans les deux premiers articles de cette série, nous évoquions les bénéfices qu’apporte un portail numérique à la préparation en amont des réunions du conseil d’administration ainsi que la valeur ajoutée aux administrateurs durant leurs réunions. Dans ce troisième et dernier article, nous révèlerons les avantages de l’utilisation de ce type de solution une fois la réunion terminée.
Petit rappel des étapes évoquées dans les précédents articles :
- ÉTAPE 1 : Création de l’ordre du jour avec les documents requis
- ETAPE 2 : Accès aux documents pour les administrateurs
- ETAPE 3 : Connexion au portail pour préparer sa réunion
- ETAPE 4 : La valeur ajoutée d’un portail numérique pour les administrateurs durant les réunions
- ETAPE 5 : Les notes prises sont synchronisées sur tous vos supports en ligne ou hors-ligne
Les actions réalisées en aval des réunions du conseil d’administration sont essentielles dans le but d’une bonne gouvernance. En effet, ces actions doivent être effectuées de manière précises afin d’obtenir les meilleures recommandations et décisions possibles à la fin de la réunion.
ÉTAPE 6 : Produire et distribuer le procès-verbal de la réunion
Le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration représente un document écrit qui résume toutes les actions faites durant la réunion du conseil d’administration. En termes de conformité, c’est un document légal et officiel pour les tribunaux, les audits ou tout actionnaires d’une organisation et permet aux participants ou absents de la réunion d’avoir une trace écrite de ce qui s’est passé.
Ce procès-verbal doit être structuré et doit contenir tous les détails, noms de membres présents ou absents à la réunion, points clés, décisions approuvées, la manière dont celles-ci ont été amenées et le suivi de ces décisions. Grâce à un portail numérique, la prise de note durant la réunion en vue de l’établissement du procès-verbal peuvent se faire directement sur le document dans le portail sur une tablette ou sur un ordinateur, servant ainsi à mieux structurer et créer plus facilement le procès-verbal tandis que les informations sont encore à l’esprit.
Étant donné que la plateforme DiliTrust Exec est certifiée ISO 27001, ce procès-verbal sera sécurisé et son accès sera beaucoup plus simple. Une fois que le responsable de l’établissement du procès-verbal l’a approuvé, ce document peut être soumis aux autres administrateurs qui peuvent y apporter leurs modifications permettant une validation rapide du document pour la prochaine réunion du CA.
Partager le procès-verbal aux membres du conseil d’administration à travers le portail numérique permet de sauver du temps et d’économiser de l’argent, notamment lié à l’impression de papier et à l’envoi par courrier du document. Avec le procès-verbal facilement accessible pour tout administrateur, ces derniers peuvent donc être plus impliqués dans ce processus, et cela leur donne également plus de temps pour confirmer ou compléter des actions auxquelles ils étaient assignés ou pour lesquelles ils étaient volontaires.
Note : Nous recommandons de conserver les documents originaux signés sur support papier pour assurer une consultation facile en cas de problème informatique ou encore de preuves pour les tribunaux.
ÉTAPE 7 : Archiver la réunion dans le portail numérique
Une fois la réunion terminée et le procès-verbal approuvé, tous les documents reliés à cette réunion doivent être stockés dans un endroit sécuritaire et accessibles à tous les administrateurs, actionnaires ou pour de possibles audits. Cela montre également la volonté du CA de s’engager en termes de conformité et d’être le plus transparent et éthique possible. En ayant toutes vos réunions précédentes archivées, les administrateurs peuvent avoir accès à toute l’information comme les précédents procès-verbaux pour ainsi être plus efficaces dans leurs prises de décisions.
De plus, stocker de façon numérique les documents du conseil d’administration permet d’éviter de stocker ces informations dans d’immenses salles bien gardées, et surtout de réduire le besoin d’impression des documents, permettant les économies de temps et d’argent. Le procès-verbal représente un document hautement confidentiel pour un CA et stocker ce document de manière numérique comme avec le portail pour conseil d’administration DiliTrust Exec renforce la sécurité des données. Avec DiliTrust Exec, les données sensibles sont stockées sur des serveurs certifiées par des normes internationales telles que ISO 27001 et PCI Compliant, limitant les risques de piratage, de mots de passe volés ou encore de perte de documents.
ÉTAPE 8 : Atteindre une gouvernance et une gestion de l’information sans papier
Avec la gestion des réunions du conseil d’administration réalisée via un portail numérique, la prochaine étape est de créer une gouvernance totalement numérique. En effet, entre les différentes réunions, le portail peut être utilisé par les administrateurs pour des sujets ou tâches en cours au sein des comités sur lesquels ils siègent ou encore pour mener des conversations entre membres avec des fonctionnalités collaboratives intuitives comme les débats ou sondages, et ce de façon sécurisée.
De cette manière, l’administrateur peut partager tout type d’information, tenir les autres membres à jour des dernières nouvelles de l’organisation ou de l’industrie. Afin de simplifier les pratiques de gouvernance, le portail numérique DiliTrust Exec améliore le flux d’information et maximise l’efficacité. Transformer votre conseil d’administration vers le numérique et profiter de toutes ses fonctionnalités intuitives permet de réduire les formalités administratives souvent lourdes, mais aussi de rester informé et connecté.
C’est déjà l’heure de préparer la prochaine réunion? Retournons donc à l’étape 1 pour créer l’ordre du jour et distribuer facilement et de façon sécuritaire l’ensemble des documents de la réunion à tous les administrateurs où qu’ils soient dans le monde.
