La transformation numérique est bien avancée et a atteint les conseils d’administration. Avec le passage au numérique des conseils, il ne fait aucun doute que les outils technologiques et les plateformes numériques peuvent accroître de manière significative l’efficacité des réunions des instances de gouvernances. Ils peuvent être utilisés pour accélérer la préparation des ordres du jour et des dossiers du conseil, faciliter le partage de documents, les annotations, les votes et les sondages pendant la réunion et offrir des fonctionnalités de suivi et de rapports.
Cependant, les salles de réunion sont le lieu où des données très sensibles sont partagées. C’est là que sont prises les décisions qui font ou défont le succès d’une organisation. Les outils numériques ne présentent-ils pas un risque de violation des données ? Et qu’en est-il de la conformité avec les réglementations sur la protection des données telles que le RGPD européen ?
Les conseils d’administration ne devraient pas avoir à choisir entre l’efficacité et la sécurité des données. Et ils n’ont pas à le faire lorsqu’ils choisissent la bonne solution. Voici quelques éléments qui permettront de créer des salles de réunion numériques sûres et efficaces.
Conformité avec la réglementation locale/européenne
En Europe, la protection des données est primordiale, encore plus depuis l’entrée en vigueur du RGPD en 2018. Toutes les organisations doivent se conformer à ce règlement pour garantir la protection des données personnelles sensibles.
Un élément clé de la législation est que ces informations doivent rester dans l’Union Européenne. Cela signifie qu’elles doivent être hébergées et sauvegardées sur des serveurs basés en Europe. Ce n’est pas toujours le cas lorsque vous faites appel à un fournisseur basé aux États-Unis, par exemple, qui peut être tenu de respecter une réglementation contraire à celle de l’Union Européenne dans certains cas. Par conséquent, lorsque vous choisissez une solution de numérisation des instances, assurez-vous que vos données soient stockées en toute sécurité sur des serveurs locaux hautement sécurisés et qu’elles sont protégées contre les transferts vers d’autres systèmes juridiques.
Mesures de sécurité intégrées à la plateforme
Un autre facteur essentiel pour sécuriser les salles de réunion virtuelles est la sécurité intégrée dans l’outil technologique lui-même. La solution doit comporter des mesures de sécurité allant au-delà des principes de base, notamment des certifications telles que ISO 27001 et SOC2, ainsi qu’un contrôle d’accès complet. Mieux encore, elle doit avoir un principe d’accès zéro. Cela signifie qu’une fois vos données intégrées dans l’outil ou la plateforme, elles vous appartiennent exclusivement et que personne en dehors de votre entreprise n’a accès à vos informations critiques.
Vous avez besoin d’un outil doté d’un cadre de sécurité solide, créant un environnement de confiance qui ne peut qu’améliorer l’efficacité.
Pour en savoir plus sur les fonctions de sécurité essentielles à rechercher dans un outil de numérisation des instances, telles que le cryptage et l’authentification à deux facteurs : Sécurité des données : stratégies avancées pour les professionnels du droit
Une plateforme tout-en-un pour vos réunions
Pour mener à bien les réunions de votre conseil d’administration et gagner en efficacité, il est important de disposer de toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit. Vous avez besoin d’une plateforme sécurisée et intuitive pour faciliter la communication et améliorer ainsi l’efficacité de votre conseil d’administration.
Votre solution doit inclure des fonctionnalités avancées, tant pour les membres du conseil que pour les secrétaires du conseil, et les aider avant, pendant et après la réunion. Voici quelques exemples :
Avant : création de l’ordre du jour, possibilité de l’annoter, gestion des invitations.
Pendant : partage de documents, annotations, votes, sondages, outils de signature intégrés en mode natif.
Après : rapports, suivi des signatures et rappels, création de procès-verbaux.
L’Intelligence Artificielle sécurisée
Presque tous les fournisseurs affirment que leur outil est doté d’une intelligence artificielle. Il est vrai que l’intelligence artificielle peut considérablement améliorer l’efficacité de la salle de réunion. Mais cela ne signifie-t-il pas que vous exposez vos données hautement confidentielles au risque de violation de données ?
Oui et non. Si une solution de numérisation des conseils d’administration intègre l’IA d’un tiers, vos données peuvent quitter la plateforme. Cela augmente le risque de violation de données et de cyber-attaques. – Ce risque est inacceptable pour les informations confidentielles que vous partagez dans votre conseil. La solution réside dans l’IA privée développée par DiliTrust. Nous avons développé notre propre IA et l’avons intégrée à la plateforme. Vos données sont traitées sans quitter votre écosystème sécurisé; même DiliTrust n’y a pas accès. De plus, grâce à deux décennies d’expertise en LegalTech, notre IA a été entraînée sur des données spécifiques à la gouvernance et au juridique, offrant ainsi la meilleure précision de sa catégorie.
Nous avons mis au point des fonctionnalités innovantes qui tirent parti de notre IA sécurisée. Pour voir l’une d’entre elles en action, regardez notre webinaire : DiliChat, votre nouvel assistant juridique multilingue
Pas de compromis
Ne choisissez pas entre l’efficacité et la sécurité. Vous avez besoin des deux pour faire de votre salle du conseil le lieu des décisions stratégiques qui conduisent au succès de votre organisation. Assurez-vous de tirer parti d’une solution qui offre des fonctionnalités permettant d’accroître l’efficacité des instances sans faire de compromis en termes de sécurité des données. Pour découvrir comment la solution de numérisation des instances de DiliTrust aide à augmenter l’efficacité de votre salle de réunion, demandez une démonstration personnalisée !
