Quel que soit le poste que vous occupez, que vous soyez un employé de bureau ou un PDG, il est très important de savoir gérer sa charge de travail.
Lorsqu’elles sont confrontées à une montagne de travail, plusieurs personnes préfèrent s’y enfouir et négliger leur bien-être se rendant parfois jusqu’à l’épuisement professionnel.
Bien qu’il soit important de prendre de l’avance sur vos projets les plus importants, vous ne devez pas oublier vos tâches quotidiennes. Voici comment vous pouvez faire face efficacement à un surcroit de travail.
Priorisez les tâches importantes de la plutôt que les tâches urgentes
Commencez par les occupations les plus importantes et les moins intéressantes, car les tâches les plus difficiles et les plus interminables devraient être abordées en premier. Il est recommandé de leur réserver une heure ou deux le matin, car ce sont celles qui donneront des résultats. Au lieu de répondre à des courriels ou de faire des appels téléphoniques, faites d’abord un travail concret. Ensuite, concentrez-vous sur les questions les plus urgentes.
Établissez des limites, respectez-les et demandez de l’aide
Acceptez de dire non. Avoir des objectifs déraisonnables alors que l’on déborde déjà de travail n’est juste pour personne, et encore moins pour soi-même. Comme tout le monde a une limite au travail qu’il peut accomplir, il faut éviter d’accepter une charge de travail qui exige plus que ce que l’on peut réellement exécuter.
Lorsque quelque chose semble trop gros pour être géré, n’ayez pas peur de demander de l’aide.
Gérer le stress immédiatement
Ne cédez pas au besoin constant de travailler. Un tel niveau de stress continu ne peut qu’entraîner des conséquences négatives comme l’ennui, l’anxiété et l’épuisement. Il est important de ne pas oublier d’utiliser votre pensée créative et de pratiquer des activités qui réduisent le stress. Prenez une tasse de café, allez prendre l’air, faites tout ce qui peut vous détendre. Le bonheur et un faible niveau de stress sont des éléments essentiels d’un travail productif et efficace.
N’acceptez pas plus que ce que vous pouvez faire
Il est important de répartir la charge de travail en parties gérables. Il peut s’agir de se concentrer sur une seule tâche, un jour à la fois, ou sur une série de tâches, au cours d’une semaine. Divisez la charge de travail, un projet à la fois, et déterminez les étapes qui vous permettront d’accomplir le travail en cours.
Établissez des échéanciers réalisables
Les employeurs peuvent trouver plus facile d’ajouter à une montagne de travail plutôt que de prendre le temps de réduire ce qui s’est déjà accumulé. Si une équipe se sent surchargée, son responsable doit prendre connaissance de l’ensemble du travail à accomplir et voir ce qui peut en être retiré. Il doit tenir compte des tâches de l’équipe et des objectifs communs du groupe et prioriser les tâches en fixant des échéanciers réalistes.
S’évaluer et être conscient de soi
Être conscient de soi est essentiel pour tout gestionnaire ou entrepreneur afin de savoir s’il rend la charge de travail plus pénible que nécessaire. Vous devez vous demander : Faites-vous de la microgestion ou êtes-vous simplement indécis ? Assurez-vous le suivi des problèmes ? Vos actions créent-elles un environnement qui encourage et favorise l’efficacité et la structure ?
Bien que ce soit l’une des façons les plus introspectives et les plus difficiles de s’attaquer à une lourde charge de travail, elle peut retourner la situation.
Si vous identifiez le ou les problèmes qui vous empêchent d’avancer, vous pouvez effectuer des changements durables et, par conséquent, améliorer votre productivité.
Jeter le multitâche à la corbeille
Contrairement à l’opinion générale, le multitâche peut être contre-productif, car il réduit la productivité et diminue la qualité du travail produit. Le multitâche peut également mettre un employé sous pression excessive pouvant le conduire à l’épuisement professionnel, et peut se traduire par des clients insatisfaits et des résultats médiocres.
Ainsi, si vous êtes le directeur ou le PDG, répartissez les tâches également entre les membres du personnel et ne leur demandez qu’une chose à la fois. En revanche, si vous êtes un employé ou un entrepreneur, il serait judicieux de vous concentrer sur une seule tâche à la fois et de la terminer avant d’en entreprendre une autre.
Lorsque vous devez faire face à une charge de travail importante, vous devez toujours faire preuve de rationalité, de flexibilité et communiquer ouvertement et clairement. Les supérieurs doivent être efficaces dans la délégation des tâches afin que personne n’en assume plus qu’elle ne peut en gérer.
La planification électronique peut être utilisée pour effectuer un suivi de la charge de travail ou de l’échelle des revenus, ainsi que pour le développement et la l’atteinte de résultats positifs, quel que soit le rôle en question.
Que vous soyez un supérieur, un employé ou un travailleur autonome, il existe des outils de gestion de la charge de travail à votre disposition qui peuvent faciliter le processus.
Outils efficaces pour la gestion de la charge de travail
Les systèmes de gestion de la charge de travail sont conçus pour attribuer des tâches à chacun en fonction de leurs compétences, de leurs capacités et de leur disponibilité afin qu’elles puissent être accomplies dans un délai raisonnable.
Par le passé, les gestionnaires de projet utilisaient des feuilles de calcul dynamiques pour gérer la charge de travail des équipes. Les feuilles de calcul dynamiques fonctionnaient bien parce que tout le monde travaillait dans le même bureau et que la mise à jour de la feuille était relativement simple : il suffisait de demander à tous des mises à jour par courrier électronique. Ensuite, les équipes à distance sont apparues, et les logiciels de gestion de la charge de travail accessible à partir d’un navigateur sont devenus plus attrayants.
Pendant qu’on s’appuyait sur Excel à travers le monde pour presque tous les besoins de planification et de suivi des projets, les systèmes de gestion des ressources numériques ont beaucoup évolué. Dans les dernières années, des logiciels ont été conçus et utilisés par des équipes internes et externes du monde entier, permettant une coordination et une collaboration, ainsi qu’une répartition et une délégation du travail plus efficaces que jamais.
Utilisation d’un portail du conseil
L’un des outils les plus efficaces pour gérer la lourde charge de travail d’un dirigeant est le portail du conseil. Un portail du conseil numérise la gestion des réunions du conseil en conservant tous les documents, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions au même endroit. Ces documents sont également accessibles depuis n’importe quel appareil et à tout moment.
Avec un portail du conseil, l’ensemble du processus de réunion du conseil est simplifié pour tous les membres. Tous les documents nécessaires peuvent être rapidement préparés et distribués avec le portail du conseil dans le cadre d’un transfert d’informations sécurisé. Après la réunion, le portail du conseil permet d’effectuer facilement tous les suivis nécessaires, comme la distribution du procès-verbal de la réunion.
Conclusion
On ne doit pas sous-estimer l’importance de bien gérer sa charge de travail, que l’on soit un employé de bureau ou un PDG. Plutôt que de vous enterrer sous des montagnes de travail, utilisez les moyens mis à votre disposition pour vous attaquer efficacement à une lourde charge de travail.
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