Avec la pénurie de main-d’œuvre et une récession potentielle qui se profile, 2023 devrait être une année difficile pour les entreprises.
Les sociétés qui dépensent stratégiquement en investissant dans l’automatisation et d’autres outils technologiques pour faire plus avec moins seront les mieux placées pour naviguer dans les vents contraires de l’économie. Des gains d’efficacité importants peuvent être réalisés en éliminant les processus manuels improductifs.
Les services juridiques des entreprises doivent être au cœur de ces efforts, en montrant l’exemple et en procédant à une gestion améliorée de tous les flux de travail.
Les contrats sont un bon point de départ, étant donné que la gestion de ces derniers est souvent un domaine problématique pour les services juridiques, qui jonglent avec des multitudes de documents relatifs aux employés, fournisseurs, clients et partenaires.
La simplification de ces flux de travail grâce à l’automatisation est tout simplement logique ; elle aide les gestionnaires de contrats à maîtriser les opérations tout en réduisant les dépenses juridiques et en libérant les avocats pour qu’ils puissent s’attaquer à des questions plus prioritaires.
7 façons dont l’automatisation transforme vos processus de gestion des contrats
1. Soyez informé des mises à jour et des renouvellements
Un système automatisé peut être programmé pour suivre de près les contrats, avec des alertes et des notifications personnalisées lorsqu’ils approchent de leur échéance, doivent être renouvelés ou doivent être mis à jour.
Cela permet aux conseillers de garder la main sur tous les contrats en cours grâce à des rappels opportuns qui les aident à éviter les pénalités pour non-respect des délais ou les frais de renouvellement tardif.
2. Les gains de productivité
Il n’est pas nécessaire que les membres de votre service juridique créent méticuleusement des contrats à partir de zéro à chaque fois.
Un système automatisé créera et stockera des modèles pour les contrats que vous utilisez le plus souvent, de sorte que votre équipe n’aura qu’à saisir les détails et à cliquer sur « Enregistrer ». En confiant ce type de tâches répétitives à des outils automatisés, les juristes peuvent consacrer leur temps précieux et leurs compétences à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.
3. L’accessibilité
Une plateforme automatisée peut stocker en toute sécurité tous les documents contractuels, mais ce n’est pas parce qu’ils sont sécurisés qu’ils sont inaccessibles. Les utilisateurs disposant des privilèges d’accès adéquats peuvent facilement se connecter pour modifier ou mettre à jour le contrat si nécessaire. Les modifications sont effectuées rapidement, efficacement et en temps réel, de sorte que vous puissiez être certain de toujours travailler avec la version la plus récente de vos documents.
4. Archivage sécurisé
Selon un récent rapport du géant de la sécurité Sophos, les cyberattaques vont s’intensifier en 2023, avec des attaques de rançongiciels plus innovantes et un accès plus large aux outils de cybercriminalité sur le dark web.
Les entreprises qui n’utilisent pas une plateforme d’archivage automatisée et sécurisée se mettent en danger dans cet environnement de menaces croissantes. L’archivage automatisé agit comme un coffre-fort verrouillé, stockant automatiquement votre documentation derrière des défenses multicouches qui minimisent le risque de violation et de perte de données.
Les administrateurs peuvent définir des privilèges d’accès pour s’assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent entrer dans le système, et personnaliser les contrôles sur ce qu’ils peuvent faire une fois qu’ils y sont – en limitant le nombre de personnes qui peuvent consulter, modifier ou partager les documents.
5. Une plus grande visibilité
Un pôle centralisé ne se contente pas de sécuriser tous vos documents, il offre également une vue d’ensemble de tous les aspects de la vie contractuelle.
Votre équipe peut superviser l’avancement de tous les contrats d’un seul coup d’œil, apporter des modifications opportunes si nécessaire, rester informé de tous les développements en temps réel et voir quels contrats nécessitent une attention urgente.
6. Transparence et traçabilité
Les systèmes automatisés génèrent une multitude de données précieuses. Ces données peuvent être utilisées pour créer des rapports qui donnent aux conseillers une image précise et complète de la manière dont leur service gère ses contrats.
Cette analyse de données de haut niveau accroît considérablement la transparence et la responsabilité. Les dirigeants peuvent rapidement et facilement retracer chaque étape de la progression d’un contrat dans le système, en voyant qui est impliqué, quelles modifications ont été apportées, les mises à jour pertinentes, les communications, etc.
Les avocats disposent de tout ce dont ils ont besoin pour identifier les obstacles, cibler les zones à problèmes et les domaines à améliorer, et évaluer les performances de leurs équipes.
7. Simplification de l’exécution des contrats
Réalisés manuellement, les contrats impliquent beaucoup d’allers-retours fastidieux. Surtout dans les dernières étapes, lorsque des signatures sont requises, souvent de plusieurs parties.
Les logiciels automatisés peuvent être personnalisés pour envoyer des notifications lorsque des signatures sont requises et pour permettre les signatures électroniques afin de simplifier l’exécution des contrats.
Plutôt que d’attendre des jours pour imprimer les contrats, les envoyer aux parties concernées et attendre leur accord, il suffit de cliquer sur le lien fourni pour se connecter en toute sécurité et signer en quelques minutes.
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Le module de gestion des contrats de DiliTrust ajoute de la valeur à chaque étape du cycle de vie des contrats, aidant les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs services juridiques.
En tirant parti de l’efficacité de l’automatisation, les équipes juridiques peuvent réaliser des économies importantes, non seulement sur leur budget, mais aussi sur leur temps et leurs ressources. Assurez-vous d’être prêt pour ce que l’avenir vous réserve, parlez à notre équipe dès aujourd’hui pour commencer la transformation numérique de votre département juridique.
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