Le succès et la pérennité des organisations résident souvent dans la capacité de leurs conseils d’administration à prendre les bonnes décisions au bon moment, et ce, même en période de crise. Être équipé d’outils technologiques est désormais devenu un standard dans la réussite des organisations, mais aussi en termes de conformité et de transparence en procurant des garanties de protection au niveau légal.
La prise de notes et l’élaboration du procès-verbal est essentiel pour mener efficacement les réunions du conseil d’administration. Sa réalisation n’est pas une tâche très populaire mais elle peut être facilitée et plus appréciable grâce aux outils et applications des nouvelles technologies.
Rappel sur le procès-verbal
Le procès-verbal est un document écrit qui retrace le déroulement et les actions de la réunion du conseil d’administration. Il permet aux participants et aux absents d’avoir un compte-rendu des événements de la réunion.
Il est très important de savoir comment rédiger correctement le procès-verbal puisque ce document est considéré comme officiel pour les tribunaux, les auditeurs et toutes les parties prenantes de l’organisation. Certains diront que si une discussion ou une décision prise lors de la réunion n’est pas dans le procès-verbal, et bien il ne s’est pas produit… d’où l’importance d’avoir une bonne structure pour la prise des notes et sa diffusion.
Si vous avez été nommé Secrétaire du conseil, la conception du procès-verbal sera probablement de votre responsabilité. Cela ne signifie pas que vous devrez prendre les notes, il se peut être que ce soit tous les administrateurs de les prendre à tour de rôle. Ces notes pourraient également être prises par un membre externe du conseil, avec des compétences dans ce domaine, permettant à tous les administrateurs de participer activement à la réunion.
Le procès-verbal dans le conseil sans papier
Le procès-verbal de la réunion sera à l’ordre du jour et présenté à la réunion suivante pour l’approbation des administrateurs. Si des modifications sont apportées, la nouvelle version sera à examiner lors d’une réunion ultérieure. Quand partagé au préalable à travers un portail de gestion sans papier, lors de la réunion, l’approbation du procès-verbal est faite sans perte de temps puisque les administrateurs peuvent faire part de leurs corrections directement sur le portail en amont. Avec un accès illimité aux documents et aux archives, les administrateurs pourront se sentir davantage impliqués, plus enclins à communiquer avec leurs pairs et ainsi plus efficaces dans leur devoir de diligence. Diffuser le procès-verbal à travers la plateforme de conseil-sans-papier permet d’économiser les coûts d’impression de papier et d’affranchissement du document.
Le procès-verbal doit être archivé dans un endroit sécurisé comme dans une plateforme de conseil-sans-papier dont les serveurs sont certifiés par des normes de sécurité internationales. Le procès-verbal doit être accessible à tous les administrateurs, afin qu’ils puissent le consulter si besoin ultérieur.
Pour certaines organisations à but non lucratif et gouvernementales, les procès-verbaux doivent être publiés publiquement. Le format de la prise de notes peut varier d’une organisation à l’autre, mais c’est généralement assez simple. Rappelez-vous que le procès-verbal sera aussi lu par les absents de la réunion, alors assurez-vous que toutes les informations soient claires.
Avec un outil de gestion comme la solution La suite DiliTrust Governance, la rédaction du procès-verbal et la mise au propre des notes prises lors de la réunion peut être réalisée au sein du portail. Ceci garantit un maximum de confidentialité pour la création de ce rapport.
Note : nous vous conseillons de préserver l’original de vos procès-verbaux et autres documents officiels sur un support papier avec les signatures originales afin de garantir la capacité de retrouver ces documents en cas de problème informatique majeur ainsi qu’en matière de preuves devant les tribunaux.
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